发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。发文代字用汉语简化字标识，固定使用；年份代码、发文顺序号用阿拉伯数码标识，年份代码应采用四位阿拉伯数字标识的公历年份并置于六角括“〔〕”中。
发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加括号，不加“第”等虚字。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年向下级机关公开下发的第2号文件；“人外发〔1994〕1号”即为人事部外事司1994年对外发布的第1号文件。
公文发文号的格式要求按《党政机关公文格式国家标准》的规定执行：
文号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。文号由发文机关的简称+发+六角括号“〔〕”括入年份、发文顺序号组成；年份应标全称,发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如:中办发〔2015〕1号、国发〔1997〕5号、四委发〔2011〕12号等。
公文文号位于公文版头红色分隔线之上，在发文机关标志下空二行位置，字体字号同正文，有两种写法：
1.上行文文号：上行文的文号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行（右空一字）。
2.下行文文号：版头红色分隔线上面居中编排，无需签发人。
